レターパックを使って大切な書類や荷物を送る機会は多いものです。でも、宛名の書き方で迷ったことはありませんか？特に「様」を消すべきかどうかは、よくある疑問のひとつです。この記事では、レターパックの正しい書き方と、「様」を消すべき場面について詳しくご説明します。ビジネスでの利用時や個人的な使用時の違い、そして「様」の消し方のコツまで、しっかりとお伝えしていきます。
レターパックの「様」を消すべき理由
レターパックを使う際、受取人と送り主の両方の名前に「様」が付いていることに気づいた方も多いのではないでしょうか。実は、この「様」の扱いには気をつけるべきポイントがあります。
ビジネスでの礼儀とマナー
ビジネスシーンでレターパックを利用する場合、送り主の名前に付いている「様」は必ず消す必要があります。これは、ビジネスマナーの基本中の基本です。なぜなら、自分自身に敬称をつけるのは不適切だからです。
例えば、会社宛てに書類を送る場合を想像してみてください。自分の名前に「様」をつけたまま送ってしまうと、相手に失礼な印象を与えかねません。ビジネスの場では、相手への敬意を示すことが重要です。そのため、送り主欄の「様」は必ず消すようにしましょう。
個人利用時の配慮
個人的な使用の場合は、ビジネスほど厳密ではありませんが、「様」を消すことをおすすめします。友人や家族に送る場合でも、自分の名前に「様」をつけるのは少し奇妙に感じられるかもしれません。
個人間のやりとりでも、相手への気遣いを示すことは大切です。「様」を消すことで、より自然で親しみやすい印象を与えることができます。
「様」の正しい消し方
「様」を消す必要性は理解できたものの、どのように消せばよいのか迷う方も多いでしょう。ここでは、正しい消し方をご紹介します。
二重線での消し方
「様」を消す最も一般的な方法は、二重線を引くことです。ボールペンなどの消えない筆記具を使い、「様」の文字の上に二本の平行線を引きます。
二重線の引き方には、横向きと斜め向きの2種類があります。どちらを選んでも構いませんが、一般的には横向きの二重線が多く使われています。線を引く際は、丁寧に引くことを心がけましょう。乱雑な線は、全体的に雑な印象を与えてしまいます。
また、二重線を引く際は、「様」の文字がしっかりと見えなくなるよう、適度な太さで引くことが大切です。ただし、濃すぎて紙が破れたり、周りの文字まで消えてしまったりしないよう注意が必要です。
「御中」への書き換え方法
会社や団体宛てにレターパックを送る場合は、「様」を消すだけでなく、「御中」に書き換えることが一般的です。「御中」は組織全体に対する敬称として使われます。
「御中」への書き換え方は簡単です。まず、「様」に二重線を引いて消します。そして、その横に「御中」と丁寧に書き加えます。「御中」を書く際は、文字の大きさや書体が周りの文字と調和するよう心がけましょう。
例えば、「株式会社〇〇 様」と印刷されている場合、「様」に二重線を引き、その右側に「御中」と書き加えます。結果として「株式会社〇〇 様 御中」となります。
レターパックの正しい書き方のポイント
レターパックを使う際は、「様」の扱い以外にも注意すべきポイントがいくつかあります。ここでは、お届け先の記入方法、ご依頼主欄の注意点、品名欄の書き方について詳しく説明します。
お届け先の記入方法
お届け先の情報は、レターパックの最も重要な部分です。正確に記入しないと、配達に支障をきたす可能性があります。
まず、郵便番号を正確に記入します。郵便番号は7桁すべてを明確に書きましょう。数字の書き間違いに特に注意が必要です。
次に、住所を都道府県から順に記入します。マンション名や部屋番号まで省略せずに書くことが大切です。特に、同じ住所に複数の建物がある場合は、建物名や部屋番号が配達の決め手となります。
名前は、フルネームで記入します。会社宛ての場合は、会社名、部署名、役職名、個人名の順に書きます。前述のように、会社宛ての場合は「様」を「御中」に変更することを忘れずに。
最後に、電話番号を記入します。万が一の際の連絡先として重要です。携帯電話番号がある場合は、そちらを優先的に記入するとよいでしょう。
ご依頼主欄の注意点
ご依頼主欄の記入も、お届け先と同様に丁寧に行う必要があります。ここでの最大の注意点は、冒頭で説明した「様」の扱いです。
まず、自分の郵便番号と住所を正確に記入します。会社からの発送の場合は、会社の住所を使用します。個人の場合は、自宅住所を記入します。
名前は、個人の場合はフルネームで、会社の場合は会社名と担当者名を記入します。ここで重要なのは、「様」を必ず消すことです。二重線で消し、そのままにしておきます。
電話番号も忘れずに記入しましょう。こちらも、携帯電話番号があればそちらを優先的に記入するとよいでしょう。
品名欄の書き方
品名欄の記入は、一見簡単そうに見えて意外と悩むポイントです。ここでは、具体的にどのように記入すべきか説明します。
基本的には、送る物の内容をできるだけ具体的に記入します。例えば、「書類」「衣類」「食品」「雑貨」などと記入します。ただし、現金や貴重品などの禁制品は送れませんので、注意が必要です。
ビジネス書類の場合は、「重要書類」と記入するのが一般的です。ただし、個人情報や機密情報を含む場合は、単に「書類」と記入するなど、内容が推測されないよう配慮することも大切です。
食品を送る場合は、「食品（常温）」「食品（冷蔵）」のように、保存方法も併せて記入するとよいでしょう。これにより、配送時の取り扱いに注意を促すことができます。
よくある間違いと対処法
レターパックを使う際、うっかりミスをしてしまうことがあります。ここでは、よくある間違いとその対処法について説明します。
「様」を消し忘れたときの対応
送り主の「様」を消し忘れてしまった場合、どうすればよいでしょうか。既に封をしてしまった後に気づいた場合は、新しいレターパックに書き直すのが最善の策です。
しかし、時間的余裕がない場合は、封筒の表面から「様」に二重線を引き、その横に「訂正」と小さく書き添えるという方法もあります。ただし、この方法は見た目が良くないため、可能な限り避けるべきです。
書き間違いをした場合の修正方法
住所や名前を書き間違えた場合も、基本的には新しいレターパックに書き直すのが望ましいです。特にビジネス用途の場合は、見た目の美しさも重要なポイントになります。
どうしても書き直す時間がない場合は、間違えた部分に二重線を引き、その上または横に正しい情報を記入します。この際、「訂正」という文字を添えると、意図的な訂正であることが明確になります。
ただし、郵便番号や住所の重要な部分の訂正は避けるべきです。これらの情報が不明確だと、配達に支障をきたす可能性があります。
レターパックの種類と使い分け
レターパックには、「レターパックライト」と「レターパックプラス」の2種類があります。それぞれの特徴と用途について詳しく見ていきましょう。
レターパックライトの特徴と用途
レターパックライトは、薄手の封筒タイプで、主に書類や小物の発送に適しています。料金は全国一律370円（2024年10月1日現在）で、3cm以内の厚さ制限があります。
特徴として、郵便受けに投函される点が挙げられます。そのため、受取人が不在でも配達完了となります。書類や薄い冊子、CDなどの発送に適しており、ビジネス用途でもよく使用されます。
また、追跡サービスが付いているため、配達状況を確認できるのも大きな利点です。重要度の高くない書類や、急ぎではない小物の発送に適しています。
レターパックプラスの特徴と用途
レターパックプラスは、厚手の封筒タイプで、レターパックライトよりも大きな荷物や厚みのあるものを送ることができます。料金は全国一律520円（2024年10月1日現在）で、厚さの制限はありません。
最大の特徴は、対面での配達と受領印の取得です。そのため、重要書類や高価な物品の発送に適しています。不在の場合は不在通知が投函され、再配達や郵便局留めなどの対応が可能です。
レターパックプラスも追跡サービスが付いているため、配達状況の確認ができます。ビジネス用途では、契約書や重要書類の送付によく利用されます。また、個人間でも、やや大きめの荷物や価値のある物品を送る際に重宝します。
レターパック利用時の便利な裏技
レターパックを更に便利に使うためのちょっとした裏技をご紹介します。これらの方法を知っておくと、レターパックの活用の幅が広がります。
返信用レターパックの準備方法
書類のやり取りなどで、相手からの返信を求める場合、返信用のレターパックを同封するのが効果的です。この方法を使えば、相手の手間を省き、返信の確実性を高めることができます。
返信用レターパックの準備方法は簡単です。まず、新しいレターパックを用意し、お届け先欄に自分の住所と名前を記入します。ご依頼主欄は空欄のままにしておきます。これは、返信する側が記入するためです。
そして、お届け先欄の「様」は消さずにそのままにしておきます。代わりに、「行」という文字を横に書き添えます。これにより、返信用であることが明確になります。
最後に、このレターパックを二つ折りにして、送る書類と一緒に同封します。相手側では、ご依頼主欄に自分の情報を記入し、そのまま返信に使用できます。
追跡番号の活用法
レターパックの大きな利点の一つが、追跡サービスです。この機能を上手に活用することで、送付物の状況を常に把握することができます。
追跡番号は、レターパックの右下に記載されているシールに印字されています。このシールは剥がして保管することができます。シールを剥がす際は、破れないよう注意しましょう。
追跡番号を使って配達状況を確認するには、日本郵便のウェブサイトにアクセスし、「追跡サービス」のページで番号を入力します。すると、現在の配達状況や配達完了の情報を確認することができます。
ビジネスで使用する場合は、送付物ごとに追跡番号を記録しておくと便利です。エクセルなどの表計算ソフトを使って、送付日、送付先、内容物、追跡番号をまとめて管理するのがおすすめです。これにより、複数の送付物の状況を一括で管理することができます。
また、スマートフォンアプリを利用すれば、さらに便利に追跡サービスを活用できます。日本郵便公式アプリをインストールすれば、追跡番号を登録しておくことで、配達状況の変更をプッシュ通知で受け取ることができます。これにより、荷物の到着をリアルタイムで把握することができ、受け取り忘れを防ぐことができます。
よくある間違いと対処法
レターパックを利用する際、うっかりミスをしてしまうことがあります。ここでは、よくある間違いとその対処法について詳しく説明します。
「様」を消し忘れたときの対応
送り主の「様」を消し忘れてしまった場合、どうすればよいでしょうか。既に封をしてしまった後に気づいた場合、理想的には新しいレターパックに書き直すことです。しかし、時間的余裕がない場合は、封筒の表面から「様」に二重線を引き、その横に「訂正」と小さく書き添える方法もあります。
ただし、この方法は見た目が良くないため、可能な限り避けるべきです。特にビジネス用途の場合は、見た目の美しさも重要なポイントになります。時間に余裕がある場合は、新しいレターパックに書き直すことをおすすめします。
書き間違いをした場合の修正方法
住所や名前を書き間違えた場合も、基本的には新しいレターパックに書き直すのが望ましいです。特にビジネス用途の場合は、見た目の美しさも重要なポイントになります。
どうしても書き直す時間がない場合は、間違えた部分に二重線を引き、その上または横に正しい情報を記入します。この際、「訂正」という文字を添えると、意図的な訂正であることが明確になります。
ただし、郵便番号や住所の重要な部分の訂正は避けるべきです。これらの情報が不明確だと、配達に支障をきたす可能性があります。郵便番号や住所を間違えた場合は、必ず新しいレターパックに書き直すようにしましょう。
レターパックの種類と使い分け
レターパックには、「レターパックライト」と「レターパックプラス」の2種類があります。それぞれの特徴と用途について詳しく見ていきましょう。
レターパックライトの特徴と用途
レターパックライトは、薄手の封筒タイプで、主に書類や小物の発送に適しています。料金は全国一律370円（2024年10月1日現在）で、3cm以内の厚さ制限があります。
特徴として、郵便受けに投函される点が挙げられます。そのため、受取人が不在でも配達完了となります。書類や薄い冊子、CDなどの発送に適しており、ビジネス用途でもよく使用されます。
また、追跡サービスが付いているため、配達状況を確認できるのも大きな利点です。重要度の高くない書類や、急ぎではない小物の発送に適しています。
レターパックプラスの特徴と用途
レターパックプラスは、厚手の封筒タイプで、レターパックライトよりも大きな荷物や厚みのあるものを送ることができます。料金は全国一律520円（2024年10月1日現在）で、厚さの制限はありません。
最大の特徴は、対面での配達と受領印の取得です。そのため、重要書類や高価な物品の発送に適しています。不在の場合は不在通知が投函され、再配達や郵便局留めなどの対応が可能です。
レターパックプラスも追跡サービスが付いているため、配達状況の確認ができます。ビジネス用途では、契約書や重要書類の送付によく利用されます。また、個人間でも、やや大きめの荷物や価値のある物品を送る際に重宝します。
まとめ
レターパックの「様」の扱いについて、詳しく解説してきました。ビジネスでの利用時には「様」を消すことが重要なマナーであり、個人利用の場合でも好印象を与えるポイントとなります。
正しい消し方は二重線を引くことで、フリーハンドではなく定規を使うとより丁寧な印象になります。また、「お」や「ご」などの敬称も同様に消すことが望ましいです。
レターパックには、ライトとプラスの2種類があり、用途に応じて使い分けることが大切です。どちらも追跡サービスが付いているため、配達状況の確認が可能です。
書き間違いや「様」の消し忘れなどのミスがあった場合は、できるだけ新しいレターパックに書き直すことをおすすめします。時間がない場合の対処法も覚えておくと安心です。
レターパックを正しく使いこなすことで、ビジネスでも個人でも、スムーズで印象の良い郵送が可能になります。この記事を参考に、レターパックを上手に活用してみてください。
